多くの企業が業務効率化を目的に「RPA」の導入を進めています。人手不足が深刻化する中、定型業務を自動化できるRPAは働き方改革の実現手段として注目されています。本記事では、RPAの基本的な仕組みから導入メリット、部門別の活用事例まで解説します。

RPA（Robotic Process Automation）とは？

RPAは、パソコン上で人間が行う定型業務をソフトウェアロボットで自動化する技術です。繰り返し作業を代行することで、業務効率を向上させます。

RPAの仕組みと特徴

業務手順を「シナリオ」として登録し、その通りにソフトウェアがパソコン操作を自動実行する仕組みです。一度作成すれば同じ手順を正確に繰り返すため、処理のムラがなくなります。

多くのRPAツールはドラッグ&ドロップで操作できるため、プログラミング知識がなくても扱えます。既存システムをそのまま使い、画面操作を自動化できるため、システム変更なしで導入可能です。24時間365日稼働でき、大量処理を短時間で完了できます。

ソフトウェアロボットができること・できないこと

RPAは決められたルールに沿った定型作業を得意とし、人間より高速かつ正確に処理します。複数システム間のデータ転記や照合作業、定時レポート作成など、マニュアル化できる反復作業で効果を発揮します。

一方、事前に決められていない判断や創造的な対応が必要な業務には対応できません。AIとは異なり、定義された手順を忠実になぞる自動化ツールだからです。イレギュラーケースへの対応や、データ形式が毎回変わる作業、明確なルール化が難しい交渉業務などはRPA単体での自動化は困難です。

AIやマクロとの違いを整理する

Excelマクロは主にExcel内の作業を自動化する仕組みで、Office製品内で完結する処理に有効ですが、VBAの知識が必要です。一方RPAは、複数のアプリケーションやWebシステムを横断して操作を自動化でき、自動化範囲が広がります。

AIは大量データを機械学習し、柔軟な判断や予測を行う技術です。RPAは非常にルールベースで、事前に決められた作業のみ実行します。AIが「自律的に考える脳」なら、RPAは「決められた動作を繰り返す手」といえるでしょう。近年はRPAとAIを組み合わせ、AIが判断した結果に基づいてRPAがデータ入力するといった活用も進んでいます。

なぜ今RPAが注目されているのか｜導入が加速する3つの背景

国内でRPA導入が急速に広がっています。背景には、労働力不足の深刻化、働き方改革とDX推進、技術進化による導入ハードル低下があります。

深刻化する労働力不足への対策として

少子高齢化に伴い、生産年齢人口が減少を続けています。総務省の統計によれば、1995年をピークに減少し続け、2050年には約5,275万人まで減る予測もあります。企業は限られた人材でこれまで以上の業務量をこなす必要に迫られています。

RPAは人間の代わりに定型業務を処理できるため、不足する労働力を補完する手段として期待されています。10人がかりの日次処理が1人とロボットで対応可能になったケースもあります。24時間稼働できるため、夜間や休日の作業もロボットに任せられます。

働き方改革とDX推進の切り札

国を挙げて働き方改革が推進されています。残業時間の上限規制強化により、企業は働き方の見直しを求められています。しかし業務量を減らせない中での残業削減は容易ではありません。

RPAを導入すれば、定型業務をロボットに任せ、人間は管理や例外対応に専念できます。業務量を維持しながら残業時間を削減し、健康的で生産的な働き方を実現できるでしょう。またRPAはDX推進でも重要視されています。業務自動化はDXの入口であり、アナログな手作業をデジタル化することで、データ取得・分析が容易になり業務改善に役立ちます。

技術進化がもたらす導入ハードルの低下

数年前まで一部の大企業の先端的な存在だったRPAは、現在では中小企業でも活用できるレベルに成熟しました。

RPAツールの多様化と低コスト化が進み、国内外で数十種類以上の製品が提供されています。月額数万円程度のクラウドRPAや無料トライアル版も登場しています。ノーコード・ローコード化により、専門知識がなくても扱えるツールが増え、現場主導で導入しやすくなりました。クラウドサービスや企業システムのAPI公開も進み、システム間連携が容易になっています。「導入コスト」「スキル要件」「適用範囲」のハードルが下がったことが、RPA普及を支えています。

RPA導入で得られる5つのメリット｜具体的な効果と事例

RPA導入で得られる代表的なメリットを5つ紹介します。業務効率化から生まれる効果や、実際の成果について見ていきましょう。

業務効率化による生産性の飛躍的向上

定型業務の自動化により、業務効率が飛躍的に向上します。RPAは人間の何倍もの速さでミス無く作業をこなせます。数時間かかっていたデータ処理が数分で完了するケースも珍しくありません。

売上日報の作成作業をRPAで自動化し、数時間の作業を数分に短縮した企業もあります。24時間365日稼働できるため、通信事業会社では月末繁忙期に20名体制だった作業が2名で回せるようになりました。効率化で生まれた時間を、企画立案や顧客対応など創造的な業務に充てられます。

ヒューマンエラー削減による品質改善

人間が手作業で業務を行う以上、入力ミスや確認漏れは避けられません。特に単純作業の繰り返しは集中力が途切れやすく、チェック体制を敷くほど工数がかかります。

RPAは一度決めた手順を毎回正確に遂行できます。疲れや注意力低下と無縁で、何度でも同じ結果を再現します。Excelの転記作業をRPAに任せれば、コピーミスや桁の打ち間違いをほぼゼロにできるでしょう。「手作業で頻発していた入力ミスが解消し、二重チェックが不要になった」という声もあります。ミスが減れば、取引先への誤送信や請求間違いによる信用低下リスクも減り、顧客満足度向上に寄与します。

人件費削減と費用対効果の実現

人間が担当していた定型業務をソフトウェアロボットに代行させることで、人件費を削減できます。単純作業で時間を要していた業務ほど自動化によるコスト削減効果が期待できます。

月130時間の定型業務を削減し、年間数百万円規模の人件費カットに成功した企業もあります。残業時間の削減にもつながり、残業代という人件費も減少します。

RPAツールの導入には年間数十万円から数百万円程度かかりますが、削減できる人件費やミス削減によるロス防止効果を考慮すると、十分ペイするケースが多いでしょう。単純作業ばかりの職場では社員のモチベーション低下や退職が起こりやすく、採用・育成コストがかかります。RPA導入でこうした負の連鎖を防げます。

付加価値業務への人材シフト

定型業務が自動化されると、社員は費やしていた時間をより付加価値の高い業務に充てられます。単純作業の負担が減れば、創造力や専門性を活かせるコア業務に集中できるでしょう。

経理部門で伝票起票やデータ照合の手作業を削減できれば、財務分析や経営レポーティングといった戦略的業務に時間を回せます。営業部門でも事務処理がRPAに置き換われば、顧客対応や商談に専念できます。RPA導入後に「社員が単純作業から解放され、サービスの企画や改善提案に時間を割けるようになった」という声も聞かれています。単純作業から解放された社員のモチベーション向上も見逃せません。

残業削減による働き方改革の実現

定型業務を自動化することで業務時間が短縮され、従業員の残業が減り、働き方改革の推進に直結します。

RPAが夜間や休日にも稼働するため、「終業後のルーチン作業をロボットに任せて定時で帰れるようになった」というケースが多く報告されています。毎日18時以降の2時間のデータ集計をRPAが夜間に自動実行するよう切り替えた結果、担当者は残業不要になりました。

残業削減は社員のワークライフバランス改善に直結します。無駄な残業が減れば、仕事後の時間を自己研鑽や家族との時間に充てられ、健康維持にもつながるでしょう。残業が減ることで企業の生産性指標も改善し、社会的評価の向上にも寄与します。

部門別RPA活用事例｜どんな業務で効果を発揮するのか

RPAが各部門でどう活用されているのか、具体的な事例を紹介します。経理財務、人事総務、営業マーケティング、調達在庫管理の4部門を取り上げます。

経理財務部門：請求書処理や入金消込の自動化

経理財務部門は定型的な事務作業が多く、RPAとの相性が良い分野です。請求書処理や入金消込でRPA活用による効果が期待できます。

請求書処理では、受領した請求書の金額や取引先情報を会計システムに入力する作業があります。メールで届く請求書PDFをRPAが自動開封し、OCRで読み取った金額・日付を経理システムに登録するフローを構築し、月間数百件の入力作業をゼロにした企業もあります。

入金消込業務では、国内の通信事業会社が毎日9,000件の入金データ消込を10名体制で行っていた業務をRPA化し、作業時間の9割カットに成功。毎日1名で処理可能になり、月末繁忙期も従来20名が2名増員のみで対応できるようになりました。

人事総務部門：勤怠管理や申請処理の効率化

人事・総務部門は社内手続きを扱うバックオフィス部門としてRPA活用が盛んです。勤怠管理や各種申請処理でRPAにより効率化できます。

勤怠管理業務では、従業員の打刻データや勤務時間を集計し、残業時間の計算や給与システムへの連携を行います。不動産業界の企業では勤怠データの収集・集計をRPAで自動化し、作業を50%軽減、年間1,800万円相当のコスト削減につなげました。

各種申請処理では、経費精算申請や休暇申請などの受付処理や内容チェック、システム登録をRPAで効率化できます。社内申請書類の内容をRPAとAI-OCRで読み取り、承認フローシステムに自動登録する仕組みを構築し、総務担当者の入力作業を削減した企業もあります。

営業マーケティング部門：顧客データ管理とレポート作成

営業部門やマーケティング部門でも、RPAは業務効率化に役立ちます。顧客データ管理やレポート作成など定型業務が多く存在します。

顧客データ管理では、CRMやSFAへのデータ入力・更新作業が典型例です。問い合わせフォームから届く顧客情報メールをRPAがチェックし、自動で営業管理システムに転記入力できます。営業リストの作成では、RPAにウェブ上の企業データベースから社名・住所・連絡先をスクレイピングさせてリストを自動作成する事例があります。IT企業ではリスト整備の時間を80％削減しました。

レポート作成では、営業日報や月次販売レポートなど定期的にデータをまとめる業務があります。RPAが複数システムからデータ収集・集計・フォーマット整形を行い、手作業で数時間かかっていた作業が数十分で完了します。

調達在庫管理：発注処理と在庫データの自動更新

調達・購買や在庫管理の部門でも、RPAは効果を発揮しています。発注処理や在庫データ管理などに活用されています。

発注処理業務では、Excelの発注依頼書の内容を基幹システムに入力する作業があります。RPAを使えば、発注リストから必要データを読み取って自動でERPに登録できます。ある製造業では発注データ入力の手戻り作業が激減し、購買担当者のチェック作業時間を週数時間削減しました。

在庫管理業務では、定期的な在庫数チェックや在庫システムへのデータ更新を行います。RPAは各倉庫や店舗の在庫データを一定時刻に自動集計し、担当者や関係部署にメール報告できます。小売業では、RPAが毎日深夜に在庫マスタをチェックし、在庫が閾値を下回った商品リストを自動メール送信する仕組みを導入し、機会損失の防止に役立てています。

まとめ｜RPAで実現する新しい働き方と今後の展望

RPAは、人間のパートナーとして定型業務を正確かつ高速にこなすソフトウェアロボットです。

RPA導入により、業務プロセスが見直され、生産性が向上します。単純作業はロボットに任せ、人間は創造力や判断力を要する業務に集中できるため、働き方が変革されます。従業員一人ひとりがより付加価値の高い仕事に携われるようになるでしょう。

RPAは日本企業が直面する人手不足や長時間労働といった課題への有効策であり、DX時代の競争力強化にも欠かせない要素です。今後ますます多くの企業がRPAを導入し、業務自動化を進めていくでしょう。最近では、RPAとAIを組み合わせて非定型業務まで自動化する「インテリジェントオートメーション」の動きも出ています。

RPA導入を成功させるには、自動化する業務の選定や現場へのトレーニング、運用体制の整備が必要です。適切に準備すれば、RPAは短期間で効果を実感しやすい取り組みといえるでしょう。まずは小さな業務から試し、成功体験を積み重ねることで、自社内での活用領域拡大につなげていくことをお勧めします。

RPAは人間の仕事を奪うものではなく、人間がより創造的な仕事にシフトするための「助っ人」です。単純で退屈な作業はロボットに任せ、人間は人間にしかできない価値創出に専念する。それこそがRPA導入の目指す姿です。こうした新しい働き方を実現することで、企業は生産性向上と従業員満足度向上を両立し、持続的な成長が可能となるでしょう。